Kerstpakketten regelen begint bij het vaststellen van je aantallen en adressen; veel organisaties starten daar in augustus of september mee, ruim voor de decemberdrukte.
In augustus denkt niemand aan kerst. Toch is dit het moment waarop de eerste zakelijke aanvragen binnenkomen. Niet omdat inkopers graag vooruitlopen, maar omdat december vastloopt op dingen die in november niet meer te regelen zijn: adressen ophalen, dieetwensen inventariseren en een kaartje laten drukken. Wie in augustus begint, kiest in november alleen nog de verzenddatum.
Augustus is vroeger dan het voelt
Het lastige aan kerstpakketten zit zelden in het pakket zelf. Het zit in de aanloop. Je hebt een besluit nodig over het budget, een actuele lijst met medewerkers en klanten, en bij thuisbezorging ook privéadressen. Dat laatste kost meestal de meeste tijd, zeker als je met een HR-systeem werkt waarin die gegevens niet standaard staan.
Begin je in november, dan valt het verzamelen van adressen samen met de drukste periode van je eigen organisatie. Begin je in augustus of september, dan heb je twee rustige maanden om het af te tikken.
Wat je vooraf op een rij zet
Voordat je gaat kiezen wat er in het pakket komt, helpt het om deze vijf punten scherp te hebben:
- Aantallen: medewerkers, klanten, leveranciers en freelancers apart tellen
- Adressen: kantoor, huisadressen of een mix van beide
- Dieetwensen: wie kan of wil geen alcohol, en waar speelt glutenvrij
- Moment: voor de kerstborrel, of juist thuis in de week ervoor
- Boodschap: wat wil je zeggen, en van wie komt het
Met die vijf punten op papier is de rest een kwestie van kiezen. Zonder die punten blijf je in november heen en weer mailen over dingen die niemand op dat moment nog wil uitzoeken.
Dieetwensen worden vaak vergeten en zijn juist eenvoudig af te vangen. Al onze slagroomtruffels zijn glutenvrij, dus daar zit geen risico. Wil je zeker weten dat er niets met likeur tussen zit, kies dan bewust een samenstelling zonder de likeursmaak. Dat is een vraag van een minuut die je in december een lastig gesprek bespaart.
Naar een adres of naar iedereen thuis
Werkt je team hybride, of zitten je klanten door het hele land? Dan hoef je niet zelf te gaan rondrijden of door te sturen. In een bestelling verstuur je naar meerdere adressen, elk met een eigen verzenddatum. Een bestelling, iedereen thuis.
Dat scheelt niet alleen tijd. Het scheelt ook het ongemakkelijke moment waarop de collega die op de bewuste vrijdag thuiswerkt zijn pakket misloopt, of het doosje dat drie weken op een leeg bureau blijft staan. Je kiest per adres je eigen verzenddatum, dus je kunt kantoor en thuisadressen ook gewoon combineren.
En als je pas in november begint?
Dan is er nog van alles mogelijk, maar je keuzevrijheid wordt kleiner. Wat dan het meeste helpt is de volgorde omdraaien: bepaal eerst je verzenddatum en werk daarvandaan terug. Je kiest die datum zelf in de kalender, dus je weet meteen wanneer je aantallen en adressen definitief moeten zijn.
Zet in dat geval de adressen bovenaan je lijstje. Een pakket dat naar kantoor gaat regel je met een adres; een pakket dat naar huisadressen gaat vraagt om een complete lijst en een moment waarop je die intern kunt opvragen. Dat laatste is in november het enige onderdeel dat je niet kunt versnellen.
Een kaartje met je eigen logo
Vanaf vijftig stuks is een kaartje met bedrijfslogo en eigen tekst mogelijk. Dat maakt het verschil tussen een doosje chocolade en een geschenk waar je organisatie herkenbaar aan verbonden is. Houd de tekst kort en persoonlijk; een bedankje van een naam werkt beter dan een boodschap van een afdeling.
Onze slagroomtruffels zijn na ontvangst nog zeker eenentwintig dagen houdbaar in de koelkast. Ook wie vlak voor de kerstvakantie zijn pakket ontvangt en pas na de feestdagen thuis is, komt dus niet voor niets.
Veelgestelde vragen over kerstpakketten regelen
Wanneer kun je het beste beginnen met kerstpakketten?
In augustus of september. Dan heb je rustig de tijd om aantallen, adressen en dieetwensen op te halen.
Kunnen kerstpakketten naar de huisadressen van medewerkers?
Ja. Je legt per ontvanger een adres en een datum vast binnen dezelfde bestelling.
Kan er een kaartje met ons logo bij?
Ja, zodra je er vijftig of meer afneemt. Je eigen tekst komt daar dan ook op.
Hoelang zijn de slagroomtruffels houdbaar?
Eenentwintig dagen vanaf ontvangst, mits gekoeld bewaard.
Waar moet ik op letten bij collega's die glutenvrij eten?
Op niets. Het hele assortiment is glutenvrij.
Wil je weten wat er mogelijk is voor jouw team? Janine denkt graag mee over aantallen, adressen en de invulling van je pakket. Dan staat het in september en heb je er in december geen omkijken meer naar.
